Réduire la consommation de papier au bureau repose sur plusieurs leviers : réglages d'impression, mise en page, dématérialisation des flux et suivi des usages. Ce guide propose des méthodes concrètes pour réduire la consommation d'encre à l'impression et limiter le gaspillage de papier dans votre organisation.

Réduire la consommation de papier en entreprise

En France, un salarié consomme en moyenne 70 à 85 kg de papier par an, dont une grande partie correspond aux impressions de bureau. Pour réduire cet usage, commencez par paramétrer correctement l'imprimante, adoptez des outils numériques adaptés et sensibilisez les équipes aux pratiques responsables.

Réduire les impressions inutiles

Avant chaque impression, ouvrez l'aperçu et repérez les pages presque vides, les sauts de page mal placés et les visuels surdimensionnés. Convertir un fichier en PDF, le partager par e-mail ou le consulter sur écran évite de nombreuses pages imprimées. L'aperçu permet aussi de repérer les pages blanches, les sauts de page mal placés et les visuels surdimensionnés.

• Aperçu avant impression : repérez les pages presque vides, les éléments d'interface superflus et les images trop grandes. Supprimez-les avant de valider afin de ne pas gaspiller le papier.
• Mode plusieurs pages par feuille : regroupez deux ou quatre pages sur une feuille pour les brouillons, supports internes et documents de référence, à condition de préserver la lisibilité.
• Impression recto verso : activez-la par défaut pour les documents de plusieurs pages. La quasi-totalité des feuilles de 70 à 80 g/m² est compatible avec ce réglage, qui réduit immédiatement de moitié le nombre de ramettes de papier consommées.

Réduisez légèrement les marges, choisissez une taille de caractère de 10 ou 11 points pour les documents simples et supprimez les pages presque vides dans vos modèles. Appliquez ces réglages sur vos modèles de documents pour qu'ils soient actifs à chaque impression.

Régler les impressions au bureau

Les paramètres d'impression ont un impact direct sur la quantité d'encre et de papier au bureau consommée à chaque tirage. Dans les propriétés de l'imprimante, sous « Qualité » ou « Type d'impression », le mode brouillon réduit de 30 à 50 % la quantité d'encre déposée selon les modèles, tout en conservant un texte lisible pour les documents courants. Une résolution de 300 dpi suffit pour les courriers, devis et documents bureautiques.

• Niveaux de gris : imprimez les brouillons et documents internes en noir et blanc. Vous préservez ainsi les cartouches couleur pour les imprimés qui en ont réellement besoin et réduisez la consommation d'encre.
• Choix de la police : Garamond consomme environ 24 % d'encre en moins qu'Arial, tandis qu'Arial Black et Impact peuvent en utiliser jusqu'à 30 % de plus. Calibri et Times New Roman sont des alternatives sobres pour les documents courants.
• Ecofont et aplats : Ecofont intègre de petites zones blanches presque imperceptibles et peut réduire la consommation d'encre de 25 à 30 % par rapport à une police classique. La suppression des arrière-plans en aplat plein produit un effet comparable.

Pour réduire encore la consommation d'encre, suivez ces conseils et associez-les à des consommables adaptés. Les flacons d'encre rechargeables SUDHAUS de 100 ml abaissent le coût par page, tout comme les cartouches XL ou compatibles, jusqu'à 50 % moins chères que les références d'origine, sans affecter la qualité d'impression selon la législation européenne en vigueur. TopCartouches propose notamment des encres enregistrées au niveau européen, avec une compatibilité testée selon les modèles.

Dématérialiser les documents internes

La dématérialisation des workflows réduit mécaniquement la consommation de papier en entreprise. La facturation électronique, les contrats signés avec une solution conforme au règlement eIDAS et le stockage cloud permettent de traiter, partager et archiver les documents sans imprimer une seule feuille. La signature électronique possède la même valeur juridique qu'une signature manuscrite, notamment pour les contrats de travail, les devis et les bulletins de paie.

Une GED (Gestion Électronique de Documents) centralise les fichiers dans un répertoire numérique partagé, accessible depuis plusieurs postes. Pour les réunions, des écrans connectés et un ordre du jour intégré aux invitations de calendrier partagé suppriment presque toutes les impressions. L'objectif de réduction du papier se construit progressivement : conservez l'impression uniquement lorsque son usage le justifie, et privilégiez le numérique pour les documents consultés ou transmis fréquemment.

Trier et suivre les usages

Réduire votre consommation de papier durablement nécessite de suivre régulièrement les volumes imprimés et d'organiser le recyclage du papier conformément aux obligations légales. Depuis le 1er janvier 2018, cette obligation concerne toutes les entreprises de plus de 20 salariés. Installez un bac dédié aux déchets papier près de chaque imprimante, réutilisez le verso des feuilles comme brouillon et faites appel à une filière de collecte spécialisée.

Le papier peut se recycler jusqu'à sept fois. Orientez donc les déchets papier vers la bonne filière afin de prolonger le cycle de vie de chaque feuille consommée dans l'entreprise.