Pour économiser du papier au bureau, trois leviers sont à actionner : les réglages d’impression, la mise en page et les outils numériques. Pour réduire la consommation de papier au bureau, activez l’impression recto-verso par défaut, contrôlez l’aperçu avant impression et supprimez les pages inutiles. La dématérialisation des documents internes, notamment grâce à la signature électronique et à la GED, complète ces solutions. Le suivi des volumes imprimés et le tri destiné au recyclage renforcent ces bonnes pratiques. Retrouvez également des méthodes pour réduire la consommation de papier en entreprise.

Réduire les impressions de papier

Un employé de bureau peut utiliser jusqu’à 45 feuilles de papier par jour, dont environ deux tiers finissent directement dans les déchets. Réduire ce volume commence par des réglages simples dans les propriétés de l’imprimante et par une vérification systématique avant chaque impression. Appliquées collectivement, ces mesures diminuent rapidement la consommation de papier en entreprise.

Paramétrer l’impression par défaut

Les propriétés de l’imprimante proposent plusieurs réglages pour économiser du papier immédiatement. Le mode brouillon réduit de 30 à 50 % la quantité d’encre déposée, selon les modèles, tout en conservant une lisibilité adaptée aux documents courants. Définissez-le pour les impressions internes, puis sélectionnez une résolution supérieure pour les documents à conserver ou à transmettre. Pour compléter cette démarche, consultez les astuces pour économiser l’encre.

• Mode brouillon : accessible sous « Qualité » ou « Type d’impression », le mode brouillon convient aux impressions internes.
• Résolution 300 dpi : elle suffit pour les courriers, devis et supports bureautiques; réservez 600 dpi et plus aux photos ou aux visuels détaillés.
• Niveaux de gris : imprimez les brouillons et les documents internes en noir et blanc afin de préserver les cartouches couleur et de réduire la consommation de papier liée aux cycles de nettoyage.

L’aperçu avant impression permet de repérer les pages blanches, les sauts de page mal placés et les visuels surdimensionnés. Supprimez ces éléments avant de lancer l’impression afin de limiter les pages inutiles et d’éviter le gaspillage de papier. Enregistrez ensuite ces réglages dans vos modèles pour les appliquer automatiquement.

Optimiser chaque document imprimé

L’impression recto-verso divise immédiatement par deux le nombre de feuilles consommées pour les documents de plusieurs pages. Pour les brouillons, imprimez deux ou quatre pages par feuille si la lisibilité reste suffisante. Réduire légèrement les marges et choisir une taille de caractères de 10 ou 11 points contribue aussi à réduire le nombre de pages. Pour une impression photo ponctuelle, privilégiez un grammage plus élevé, comme celui du papier photo jet d’encre recto-verso 260 g, qui évite la transparence et le gondolage.

La police agit directement sur la quantité de papier et d’encre consommée. Garamond utilise environ 24 % d’encre en moins qu’Arial; Ecofont, composée de petites zones blanches imperceptibles à l’œil, peut réduire la consommation d’encre de 25 à 30 %. Supprimez les arrière-plans colorés dans les documents internes pour réduire la consommation d’encre. Intégrez ces paramètres aux modèles partagés pour qu’ils bénéficient à tous les collaborateurs.

Adopter des règles d’impression collectives

Une politique d’impression structurée fait partie des conseils pour réduire durablement la consommation de papier au bureau. Formez les collaborateurs à l’aperçu, aux marges et au mode recto-verso : ces réflexes limitent la quantité de papier utilisée sans investissement matériel. Des imprimantes réseau partagées, installées à distance des bureaux, incitent à vérifier chaque demande avant d’imprimer.

Affichez les recommandations près de chaque appareil et suivez les volumes par service. Ce contrôle met en évidence les postes où des solutions complémentaires sont nécessaires, tandis que le tri correct des feuilles soutient le recyclage. Selon votre usage, ajustez ensuite les réglages de chaque imprimante afin de réduire la consommation sans compromettre la qualité attendue.

Dématérialiser les documents du bureau

Avant d’imprimer un document, vérifiez s’il peut être consulté, partagé ou archivé sous forme numérique. La numérisation des flux documentaires réduit la circulation du papier physique et facilite l’accès aux informations pour les équipes réparties sur plusieurs postes.

Partager et archiver en ligne

Les courriers, factures, contrats et comptes rendus gagnent à être enregistrés en PDF avant diffusion : cela évite les impressions de consultation répétées. Diffusez-les ensuite par e-mail ou dans un espace partagé plutôt que sur papier. Une règle de nommage et de classement claire reste essentielle, car un fichier facile à retrouver en ligne limite l’envie d’imprimer par précaution.

• GED (Gestion Électronique de Documents) : centraliser les fichiers dans une GED les rend accessibles depuis plusieurs postes et supprime les copies papier destinées à la circulation interne.
• Facturation électronique : traiter les factures et le courrier administratif par voie numérique réduit les flux de papier quotidiens sans alourdir les processus comptables.
• Stockage cloud : les plateformes de stockage en ligne permettent de partager les documents en temps réel et d’éviter les impressions liées aux échanges entre services ou avec des partenaires externes.
• Outils de prise de notes numériques : classer les notes par projet, ajouter des photos ou des mémos vocaux, puis les partager avec l’équipe limite les feuilles volantes accumulées pendant les réunions ou les appels.

En complément, une culture interne favorable aux outils numériques conduit chacun à évaluer sa consommation de papier en entreprise avant de lancer une impression.

Signer sans imprimer

Une solution de signature électronique conforme au règlement eIDAS permet de signer des contrats de travail, des devis, des bulletins de paie et des accords commerciaux sans imprimer une seule page. Dans ce cadre réglementaire, cette signature possède la même valeur juridique qu’une signature manuscrite, ce qui facilite son adoption par les équipes. Intégrez-la aux workflows existants de validation et d’archivage afin de supprimer la plupart des impressions liées aux formalités contractuelles.

Organiser des réunions sans documents papier

Distribuer des supports imprimés avant chaque réunion constitue une source de gaspillage facilement évitable. Des écrans connectés dans les salles et un ordre du jour intégré à l’invitation du calendrier partagé remplacent la quasi-totalité des impressions préalables.

• Écrans connectés en salle : projeter les documents depuis un poste ou un espace de stockage partagé évite d’imprimer une copie pour chaque participant.
• Ordre du jour numérique : intégrer l’ordre du jour à l’invitation du calendrier partagé évite toute impression préalable et garantit l’accès à la version à jour.
• Outils collaboratifs : annoter, commenter et valider les documents en ligne pendant ou après la réunion remplace les échanges successifs de versions papier.

Ces solutions, associées aux réglages d’impression décrits dans la section précédente, forment un ensemble cohérent pour limiter durablement l’achat de papier et le nombre de ramettes consommées chaque mois. Pour faciliter leur adoption, désignez un référent par équipe et suivez les volumes imprimés par service.

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Réutiliser et trier le papier

Réduire la consommation de papier au bureau ne consiste pas seulement à imprimer moins. Il faut aussi prolonger l’usage de chaque feuille avant son orientation vers le recyclage. Réemployer le papier utilisé sur un seul côté, trier les déchets et choisir un papier certifié forment une démarche cohérente, applicable sans investissement important.

Réemployer les feuilles comme brouillon

Avant de déposer une feuille dans la filière de recyclage du papier, utilisez son verso comme papier brouillon pour les notes internes, les calculs ou les mémos de réunion. Ce geste réduit la quantité de papier achetée et limite les déchets résiduels. Installez un bac dédié près de chaque imprimante pour récupérer les feuilles encore exploitables.

• Bac de récupération : placez un bac clairement identifié près de chaque appareil afin de collecter les feuilles imprimées sur un seul côté et de les redistribuer comme brouillon.
• Blocs-notes internes : assemblez les feuilles récupérées en blocs-notes pour les équipes. Vous limitez ainsi les achats de carnets et prolongez l’usage des déchets papier avant leur recyclage.
• Signalétique claire : indiquez près du bac les feuilles acceptées pour le réemploi. Cette consigne évite les erreurs de dépôt et préserve la qualité du stock disponible.

Centraliser les déchets papier dans des bacs dédiés facilite le réemploi et le tri en aval. Des corbeilles de tri individuelles sous chaque bureau complètent le dispositif pour les feuilles non réutilisables. Une collecte locale, associée à un point central, fonctionne mieux qu'un unique bac éloigné des postes de travail.

Réussir le recyclage au bureau

Depuis le 1er janvier 2018, les entreprises de plus de 20 salariés doivent organiser le tri et la collecte de leurs déchets de papier au bureau. Choisir du papier recyclé pour les impressions contribue à refermer ce cycle : une tonne de papier usagé permet de produire environ 900 kg de papier recyclé, et chaque feuille peut être recyclée jusqu'à sept fois. Confiez la collecte à une filière spécialisée pour orienter les matières vers la bonne chaîne de valorisation.

• Retrait des agrafes et trombones : retirez les agrafes, trombones et attaches avant le dépôt. Ne déchirez pas les feuilles non confidentielles afin de préserver l'intégrité des fibres.
• Papiers à exclure : excluez du bac de papier recyclable le papier calque, le papier carbone, les papiers collants ou plastifiés, les enveloppes à bulles, les mouchoirs, les essuie-tout et le carton souillé.
• Filière de collecte spécialisée : contactez un prestataire agréé pour organiser l'enlèvement régulier des déchets papier triés, conformément aux obligations applicables à votre structure.
• Suivi des volumes : mesurez régulièrement les quantités collectées par service. Vous identifierez les postes à fort volume et ciblerez plus précisément les actions destinées à réduire la consommation.

Affectez un référent par service pour suivre les bacs de tri et animer les consignes auprès des équipes. Formez les nouveaux arrivants dès leur intégration et communiquez sur les résultats obtenus pour ancrer les bonnes pratiques.

Choisir un papier plus responsable

Pour les impressions indispensables, privilégiez un papier de grammage 70 à 80 g/m² certifié FSC® ou PEFC. Ce choix réduit la quantité de papier utilisé par rame et coûte souvent 10 à 20 % moins cher qu'un papier de 90 g/m². Le papier au bureau portant la certification Ange Bleu est fabriqué avec 100 % de fibres recyclées et constitue une référence utile pour réduire l'impact environnemental des impressions. L'Écolabel européen apporte un repère complémentaire lors de l'achat de papier.

À l'inverse d'un papier lourd produit à partir de bois vierge, le papier recyclé nécessite environ 40 % d'eau et d'énergie en moins à la fabrication et génère 20 % de gaz à effet de serre en moins. Ces données aident les services achats à comparer les références sur des critères concrets. Définissez le grammage et la certification, puis rationalisez l'achat de papier pour économiser le papier sur la durée tout en conservant une qualité d'impression adaptée aux documents courants.